○板野町文書事務取扱規程
平成20年7月1日
規程第1号
板野町文書事務取扱規程(平成12年板野町規程第4号)の全部を改正する。
第1章 総則
(趣旨)
第1条 町の文書事務の取扱については、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(用語の意義)
第2条 この規程において「課等」とは、板野町課設置条例(昭和30年板野町条例第8号)第1条に規定する課並びに養護老人ホーム及び保育園をいう。
2 この規程において「文書」とは、文書、物品及びファックス・メールの電子文書をいう。
3 この規程において「特殊文書」とは、親展文書、書留、電報及び秘密文書をいう。
4 この規程において「重要物件」とは、現金、金券及び有価証券をいう。
(文書取扱の原則)
第3条 文書は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長は、文書事務の一般を統括するとともに、文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その結果について各文書を主管する課等(以下「主管課等」という。)の長(以下「主管課長等」という。)に対し、必要な措置を求めることができる。
(主管課長等の職務)
第5条 主管課長等は、当該課等における文書の受領、受付、配付、起案、回議、決裁、浄書、照会、発送、整理、保管、廃棄、引継ぎなど文書事務の責任者として、円滑適正な処理に留意し、その促進に努めなければならない。
(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置等)
第6条 主管課長等の文書事務の処理を補佐するため、文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。ただし、総務課長が文書取扱責任者を置く必要がないと認める課等については、この限りでない。
2 文書取扱責任者及び文書取扱者は、主管課長等が指名する。
(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)
第7条 文書取扱責任者は、上司の命を受け、文書事務に関する一切の事務処理及び文書取扱者を指導する。
2 文書取扱者は、文書取扱責任者の指導を受け、次の各号に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。
(2) 文書の整理及び保管に関すること。
(3) 文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(4) 来書・発送文書電子記録表(様式第1号)の記載及び整理に関すること。
(5) 文書受付表(様式第2号)に関すること。
(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関すること。
(帳票等)
第8条 文書の管理に関する帳票等は、次の各号に掲げるところによる。
(1) 総務課に備える帳票等
ア 特殊文書受付・受渡簿(様式第3―1号)
イ 重要物件受付・受渡簿(様式第4―1号)
ウ 証明文書簿(様式第5号)
エ 例規番号簿(様式第6号)
オ 料金後納郵便物差出票(様式第7号)
カ 収受日付印(様式第8号)
キ その他必要な帳票等
(2) 課等に備える帳票等
ア 特殊文書受付簿(様式第3―2号)
イ 重要物件受付簿(様式第4―2号)
ウ 証明文書簿(様式第5号)
エ 収受日付印(様式第8号)
オ その他必要な帳票等
(閲覧)
第9条 すべての文書は、他の官公署又は個人その他から文書の閲覧の申請があった時は、板野町情報公開条例(平成14年板野町条例第1号)その他関係法令等の規定に基づき処理し、町長の決裁を受けなければならない。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
(文書の庁外持ち出し)
第10条 文書は庁外に持ち出し、又は他人に貸与してはならない。ただし、町長の決裁を受けたときは、この限りではない。
(文書の格納)
第11条 重要文書は、非常持出の表示のある適当な容器に格納しなければならない。
第2章 文書の収受及び配付
(文書の収受)
第12条 文書(特殊文書を除く。)の番号は、毎年1月1日をもって更新する。
第13条 役場に到着した文書は、総務課において、収受するものとする。
(総務課における文書の取扱い)
第14条 役場に到着した文書の受領及び配付の処理は、次の各号に定めるところによる。
(1) 文書は、配付先が明らかでないものを除き、開封しないで各課等に配付する。
(2) 特殊文書は開封せず、封皮に収受日付印を押印し、直接名あて人に配付し、その受領印を徴さなければならない。
(3) 重要物件が添付されている文書は、封皮に収受日付印を押印し、会計管理者に配付し、その受領印を徴さなければならない。
3 勤務時間外に到達した文書は、当直者を経て総務課が受領する。
4 料金の未納又は不足の文書については、管公署から発送されたもの及びその他総務課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、受け取ることができる。
5 文書類を受領したときは、速やかに主管課等に配付するものとする。
(主管課等における文書の取扱い)
第15条 主管課等に配付(主管課等に直接到達した場合を含む。)された文書は、来書・発送文書電子記録表に所要事項を記載するとともに、文書受付表を作成し、上司の確認を受けなければならない。ただし、軽易な文書については、来書・発送文書電子記録表の記載を省略することができる。
2 受付の日時が、権利の得喪又は変更に係る文書と認められるものは、受付印に収受時刻を明記し、かつ、取扱者の認印を押さなければならない。また、封筒等も添付しておかなければならない。
3 文書の内容によっては、主管課等において必要な処置をとるものとする。
(関連文書の取扱い)
第16条 2課以上に関連のある文書は、総務課長が最も関係の深いと認める課等に配付する。当該文書を配付された課等は、速やかに他の課等に当該文書の写しを送付するか、又は急を要する場合は関係課長等の閲覧に供さなければならない。
(配付文書の返付)
第17条 主管課等においては、その主管に属さない文書が配付されたときは、直接他の課等に転送することなく、総務課に返付しなければならない。ただし、軽易な文書については、直接転送できるものとする。
第3章 文書の処理
(処理方針)
第18条 文書の処理は、すべて主管課長等が中心となり、文書取扱者において、絶えず文書の迅速な処理に留意して、事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。
(起案)
第19条 すべて事案の処理は、文書による。ただし、町長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、町長の処理方針を確認の上、起案しなければならない。
2 文書の起案は、回議用紙を用いなければならない。
3 証明は、証明文書簿により処理をしなければならない。
4 前2項の規定にかかわらず定例の事案については、一定の書式を以て回議することができる。
(起案書の作成上の注意)
第20条 起案書には、起案の理由、事案の経過、根拠法令の抜粋、予算科目、経費等を明記するとともに参照を要する事項は、その資料を添付し、同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは、それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。
2 収受文書に基づいて処理した起案文書には、必ず当該文書を添付しなければならない。
(合議)
第21条 他課等の主管事務に関係のある回議は、その関係ある課等に合議しなければならない。
2 合議された案に対して異議のあるときは、口頭をもって協議し、協議の整わないときは、上司の決裁を受けるものとする。
(法令審査)
第22条 条例議案、規則案その他法務に関する文書の回議は、関係課等の合議を経て、総務課において審査を受けなければならない。
(決裁文書)
第23条 町長又は副町長の決裁を要する文書が、決裁になったときは、総務課において原議に決裁済の年月日を記入し、総務課の起案に係るものを除き、これを速やかに主管課等に返付しなければならない。
2 課等の長の専決に属する文書が、決裁になったときは、その主管課等において原議に決裁済の年月日を記入しなければならない。
(急施を要する文書)
第24条 急速に処理を要する文書には、その欄外に赤色の付せんをはり付けるものとする。
(廃案文書)
第25条 廃案文書は、欄外に「廃案」と朱書する。
第4章 文書の浄書、整理及び発送
(浄書及び照合)
第26条 発送文書又は公布及び公示する文書は、原則として主管課等で浄書起案者で照合するものとする。
(番号の日付の整理)
第27条 決裁済の文書は、次の要領により直ちに番号及び日付の整理をしなければならない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示の番号は、例規番号簿により整理をする。
(2) 証明文書の番号及び日付は、証明文書簿により整理する。
(3) 前2号以外の文書で課長等決裁のものは、主管課等において文書整理簿により整理すること。
(公印の使用)
第28条 発送する文書には総務課長の許可を得て、主管課等において板野町の公印に関する規程(昭和48年板野町規程第6号)の定めるところにより、公印及び契印を押印しなければならない。
(発送の手続)
第29条 発送文書は、特定のものを除くほか、すべて退庁時限2時間前までに総務課まで送付しなければならない。ただし、急施を要する場合は、この限りではない。
2 総務課は、発送文書を取りまとめ、同日中に発送を完了するものとする。
第5章 文書の整理及び保存
(文書の整理)
第30条 文書の保管は、主管課等において行うものとする。
2 文書は、常に整然として分類して整理し、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。
3 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の処置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。
(文書の保存年限)
第31条 文書の保存年限の区別は、別表による。
(文書の保存年限の種別)
第32条 文書の保存年限は、特に定めるものを除き、永年、10年、5年、3年、1年の5種とする。
第1種 永年
第2種 10年
第3種 5年
第4種 3年
第5種 1年
2 前項の規定にかかわらず、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、その保存年限は、それぞれ法令の定める期間又は時効期間とする。
(保存年限の設定及び計算)
第33条 文書は、暦年で分け、会計に属するものは会計年度によってする。
2 文書の保存年限は、完結文書の翌年から起算する。ただし、会計に関する文書は、その翌年度から起算する。
(文書の廃棄)
第34条 保存期限を経過した文書は、総務課長と合議した上、毎年7月末までに町長の決裁を経て廃棄処分しなければならない。ただし、1年保存の文書については、この限りではない。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
別表(第31条関係)
文書の種別及び保存年限
種別 | 保存年限 |
|
第1種 | 永年保存 | 1 町議会に関する文書 2 条例、規則、訓令、公示、公告 3 重要な事業計画及びその実施に関する文書 4 不服申立て及び訴訟に関する文書 5 特に重要な調査及び統計書 6 特に重要な契約その他権利義務に関する文書 7 職員の任免及び賞罰に関する文書 8 町の廃置分合、境界変更及び字名改称、区域変更に関する文書 9 特に重要な予算、決算及び町債に関する文書 10 叙位、叙勲及び表彰に関する文書 11 特に重要な財産の取得等に関する文書 12 特に重要な工事関係書類 13 その他永年保存の必要があると認められる文書 |
第2種 | 10年保存 | 1 事業計画及びその実施に関する文書 2 重要な調査及び統計書 3 重要な予算、決算及び町債に関する文書 4 重要な財産の取得等に関する文書 5 重要な工事関係書類 6 その他10年保存の必要があると認められる文書 |
第3種 | 5年保存 | 1 行政事務執行に関する一般文書 2 市税等各種公課に関する文書 3 給与の支給に関する文書 4 行政執行上参考となる調査、統計資料 5 その他5年保存の必要があると認められる文書 |
第4種 | 3年保存 | 1 照会、回答その他の往復文書 2 軽易な申請、届出、進達等の文書 3 その他3年保存の必要があると認められる文書 |
第5種 | 1年保存 | 1 軽易な照会、回答その他の往復文書 2 軽易な調査、報告、通知等の文書 3 その他1年保存の必要があると認められる文書 |
